Czasem sukces wyjazdu integracyjnego w dużym stopniu zależy od zgodnej współpracy z hotelem. To na jego terenie odbywać się będą zajęcia. Czasem trzeba zarezerwować odpowiednia przestrzeń, albo uzyskać zgodę na instalację wielkogabarytowego sprzętu…
Jeżeli Państwa szkolenie integracyjne angażuje skomplikowany sprzęt i przestrzeń wokół hotelu, warto uprzedzić o tym kierownictwo obiektu. W tym celu mogą Państwo odpowiednio zaadaptować i wykorzystać nasz wzorcowy list do hotelu:
Szanowni Państwo,
W związku z przygotowywanym na Państwa terenie szkoleniu outdoor, przekazujemy listę swoich oczekiwań wobec organizacji tych zajęć:
(z poniższej listy pozostaw tylko punkty adekwatne do programu i miejsca)
- Możliwość przyjazdu trenerów dzień wcześniej i nocleg dla trenerów w dzień poprzedzający szkolenie
- Możliwość obejrzenia terenu wokół hotelu (plener, trawniki należące do hotelu) wspólnie z wybranym pracownikiem obsługi hotelu – celem uzgodnienia, które fragmenty trawnika można wykorzystywać do zajęć plenerowych (w tych miejscach grupa będzie chodzić lub biegać po trawie, może też usiąść na trawie). Obecność pracownika obsługi nie jest konieczna, jeśli to recepcjonista może wskazać te fragmenty terenu, lub jeśli hotel zezwala na chodzenie po całej trawie. (Preferowane są te części trawnika, które znajdują się na uboczu, gdzie zwykle porusza się mniej innych spacerowiczów i uczestnicy naszego szkolenia nie będą nikomu przeszkadzać. Jeśli trawnik sąsiaduje bezpośrednio z miejscami gdzie jest sporo innych gości –prosimy o zgodę na oddzielenia wykorzystywanego przez nas terenu taśmą odgradzająca, która przywieziemy ze sobą).
- Możliwość wieszania lin wspinaczkowych na wybranych drzewach (tych, które nie są pomnikami przyrody, a nasz pracownik z uprawnieniami wspinaczkowymi uzna je za bezpieczne).
- Możliwość wchodzenia do wody pod okiem naszego trenera – jeśli hotel dysponuje rzeką lub jeziorem
- Możliwość przeniesienia części ławek, z miejsc w których stoją obecnie do miejsc, w których odbywać się będą zajęcia plenerowe. Mogą to być np. ławki z wiaty grillowej, innej części podwórza itp. Potrzebne będą w godzinach realizacji zajęć, a więc nie wieczorem.
- Zapewnienie uczestnikom napojów w postaci półlitrowych, plastikowych butelek wody mineralnej (tak, by mogli nosić je ze sobą w plenerze). W okresie 1 maj – 30 września – 2 butelki dziennie na osobę, w pozostałych okresach – 1 butelka dziennie.
- Aranżowanie przerw kawowych (jeśli są planowane) tak, by poczęstunek był już gotowy na min. 20 minut przed godzina, w której planowana jest przerwa. Kawa i herbata powinna czekać w termosach, z których uczestnicy sami sobie ją nalewają. Poczęstunek ten nie powinien być usuwany po zakończeniu przerwy – tak, by indywidualne osoby mogły skorzystać z niego także później.
- Zapewnienie na czas zajęć uzgodnionej z trenerami ilości sal konferencyjnych (lub innych zadaszonych miejsc zdolnych zmieścić grupy do 20 osób – np. bar, siłownia itp.). Miejsca te będą wykorzystywane na wypadek deszczu.
- Zapewnienie jednej tak dużej sali konferencyjnej, że zdolna będzie ona pomieścić wszystkich uczestników (w dowolnym układzie krzeseł). Sala ta będzie wykorzystywana na początku i końcu zajęć. Może ona stanowić jednocześnie jedno z miejsc wykorzystywanych w razie deszczu (patrz punkt wyżej). W Sali tej potrzebny jest ekran oraz stolik pod rzutnik i komputer.
- Pragniemy uprzedzić, że czasem pogoda lub inne warunki mogą wymusić nieznaczne zmiany w programie – np. zmianę godziny kolacji czy obiadu. Zmiany te będziemy zgłaszać w recepcji i będziemy wdzięczni za, w miarę możliwości, dostosowanie się do nich – choć zdajemy sobie sprawę, iż nie zawsze ich realizacja będzie możliwa z powodów technicznych i nie będziemy mieć z tego powodu pretensji.
- Prosimy o możliwie szybkie wydawania obiadów. Uczestnicy muszą zjeść obiad w maksymalnie 60 minut, a lepiej w 30-40 minut. Ponieważ jest to szkolenie, a nie uroczystość firmowa, bardzo zależy nam na terminowym powrocie na zajęcia.
- Prosimy o poinformowanie nas, jeśli uczestnicy nie będą mogli zakwaterować się do pokoi zaraz po przyjeździe. Wówczas prosimy o udostępnienie im pomieszczeń do przebrania się (np. duże toalety, jakaś salka itp.). Prosimy też o zakwaterowanie grupy w oparciu o listę zbiorową – by pojedyncze osoby nie musiały wypełniać w recepcji kart meldunkowych.
- Prosimy o informację, jeżeli uczestnicy będą musieli wykwaterować się wcześniej niż godzina zakończenia szkolenia. Wówczas prosimy o udostępnienie im 2 pomieszczeń, w których mogą przechować bagaż, a po zajęciach przebrać się i umyć.
- Prosimy o informacje, jeśli na terenie hotelu będą odbywać się inne zajęcia o charakterze plenerowym – wówczas uzgodnimy takie zasady współpracy, by różne grupy nie kolidowały ze sobą lub inne uroczystości, np. wesela.
- Prosimy o informację, jeśli na terenie hotelu lub wokół hotelu odbywa się remont lub inne prace adaptacyjne.
- Jest prawdopodobne, ze grupa wieczorem po zajęciach będzie chciała do późnych godzin nocnych tańczyć przy muzyce lub śpiewać z własną gitarą. Jeśli hotel nie ma miejsca, w którym mogą to robić (np. bar, teren pod ognisko), lub jeśli w całym hotelu obowiązuje cisza nocna – prosimy o informacje.
W razie wątpliwości prosimy o kontakt z naszymi trenerami, nr telefonu………………………….
Z poważaniem,
XYZ