Wyprawy incentive – cz.1

Coraz więcej firm organizuje dla pracowników tzw. podróże incentive. Jak zorganizować udany wyjazd, który będzie realizował konkretne cele biznesowe?

Organizując wyjazd incentive, możemy zastosować dwa podejścia. Pierwsze: zróbmy coś dla naszych pracowników, tak, żeby im się podobało. I drugi: wyznaczmy sobie cele, jakie ma realizować incentive, skonstruujmy profesjonalny program wyjazdów integracyjnych i motywacyjnych, a potem zorganizujmy atrakcyjną podróż. To drugie podejście jest bardziej pracochłonne. Ale w ten sposób wyjazdy przestają być „gadżetem”, a stają się inwestycją w rozwój pracowników: integrację zespołów, wzrost motywacji, rozwój umiejętności i postaw.

Zdecydowanie lepsze jest oczywiście podejście „wyznaczmy sobie jasne cele i przygotujmy incentive, który pozwoli je osiągnąć”. Zastanówmy się więc, jakie cele osiągnąć można poprzez wyprawy.

Czym są podróże

W 1910 roku Henry Ford zorganizował pierwszy w historii wyjazd incentive. Dla grupy najlepszych pracowników ufundował wyjazd z Ohio do Nowego Jorku. Od tego czasu programy podróży bardzo się rozbudowały, ale istota pozostała ta sama. Grupie pracowników – najlepszych, lub tych, w których rozwój chcemy szczególnie zainwestować – fundujemy podroż. Taką, na jaką zapewnie nie byłoby ich stać, gdyby płacili z własnej kieszeni. Dobór uczestników zależy od tego, jaki jest cel podróży – o tym poniżej. Program wyprawy nie jest jednak kopią zwykłej wycieczki turystycznej. Zakłada niezwykłe atrakcje, których pracownik długo nie zapomni. Albo serię wydarzeń, które w określony sposób wpłyną na postawy i umiejętności uczestnika (np. specjalnie dobrane ćwiczenia outdoor).

Wyprawy incentive mają bardzo różne formy. Najprostsze wykorzystywane są w wyjazdach będących nagrodą za ciężką pracę. Tu wystarczy, że uczestnik wróci do domu z niezapomnianymi wrażeniami, by chciał za rok znowu walczyć o podobną nagrodę – czyli równie ciężko pracować. Program zakłada więc wyjazd do luksusowego hotelu w bajkowym kurorcie na drugim końcu świata, tydzień w Las Vegas albo przejazd Harleyem przez USA. Plus atrakcje: spotkania ze znanymi ludźmi, uprawianie atrakcyjnych sportów, itp.

Inną formą outdoru są gry scenariuszowe lub gra menedżerska. Np. poszukiwanie skarbu albo wyprawa ratunkowa w Andach. Uczestniczyłem też w poszukiwaniach zaginionego miasta Majów, ucieczce z „porwanego” samolotu w okolicach koła podbiegunowego, w kilkudniowym podboju wyspy zamieszkałej przez wroga…

Wreszcie, wyjazd może zawierać zadania outdoor – gry wspinaczkowe, spływy tratwami albo podróż jeepami przez pustynię.

Podróże motywacyjne

Stosunkowo najwięcej podróży skupia się na motywowaniu pracowników. Ludzie wiedzą, jakie kryteria muszą spełnić, by wyjechać. Jeśli im się uda – czeka ich wspaniała podróż. Jeśli nie – wiedzą, co muszą zrobić za rok, by poprawić swoje szanse.

Organizując podróże – nagrody (będące swoistą, ekskluzywną premią), stosujemy zasady identyczne jak przy nagrodach finansowych. Najpierw wyznaczamy grupę pracowników, którzy mogą się starać o wyjazd – np. tylko handlowcy i dyrektorzy departamentów. Potem wyznaczamy mierzalne cele, które trzeba osiągnąć, by pojechać. Jeśli dobrze zdefiniujemy kryteria otrzymania nagrody – sam dobór uczestników jest prosty.

Z celem motywacyjnym powiązany jest drugi: budowanie lojalności pracowników i przywiązania do firmy metodami innymi niż pieniądz. Przekaz jest prosty: może inne firmy płacą lepiej, ale jeśli od nas odejdziesz, stracisz szanse na niezwykłe wyjazdy.

Przykład

Dla pewnej firmy motoryzacyjnej przygotowywaliśmy incentive w Maroku i krajach sąsiadujących. Program nie musiał realizować żadnych celów edukacyjnych ani integracyjnych – miał być po prostu nagrodą. Założenie było jedno: oprócz atrakcyjności programu, stawiamy na jego unikalność. Uczestnicy mają mieć poczucie, że to jedyny taki program na świecie, że w biurze podróży go nie kupią. Zorganizowaliśmy więc zwiedzanie takich dzielnic Marrakeszu i Casablanki, do których turyści nigdy nie trafiają. Odwiedziliśmy afrykańskie wioski w rejonach, do których biali niemal nigdy nie docierają. Szereg innych atrakcji fakultatywnych – takich jak wspinaczka skałkowa w afrykańskim słońcu – także został opracowany tak, by mieć pewność, że żadne biuro podróży nie podejmie się organizacji podobnego wyjazdu.

Drugim punktem było jasne zdefiniowanie kryteriów wyjazdu. Inne określono dla handlowców, inne dla menedżerów. Ci pierwsi mieli cele związane z wartością sprzedaży, liczbą podpisanych umów z nowymi klientami i procentowym wzrostem sprzedaży w porównaniu z ubiegłym rokiem. Jeśli we wszystkich trzech kategoriach osiągnęli założone (wysokie, ale realne) limity – mogli jechać.

Menedżerom działów postawiono cel zespołowy. Zarząd zdefiniował go jednoznacznie. Jeśli cała firma osiągnie określony zysk i udział w rynku, a nowy produkt zostanie wprowadzony do sprzedaży przed wyznaczonym terminem – na wyprawę jadą wszyscy szefowie działów. Jeśli to się nie uda – nie jedzie nikt. Warto zwrócić uwagę na postawienie celu całemu zespołowi – zarząd chciał zachęcić do współpracy pomiędzy działami i zwrócić uwagę, że firma to jedna organizacja, a nie kilka osobnych.

Wyprawy edukacyjne

Najczęściej szkolenia w formie incentive organizowane są wtedy, gdy cel edukacyjny łączony jest z motywacyjnym. Np. z analizy potrzeb szkoleniowych wynika, że grupie brakuje szeregu umiejętności związanych z zarządzaniem zespołem. Efektywny program szkolenia wymagałby 6 dni zajęć. Ale pracodawca jednocześnie chce zorganizować wyprawę motywacyjną. To kolejny tydzień – czyli w sumie dwa tygodnie absencji. Lepiej wtedy zorganizować jeden tygodniowy wyjazd w egzotyczne i bardzo atrakcyjne miejsce (co samo w sobie jest nagrodą). A na miejscu przygotować szkolenie. Oczywiście w formie outdoor – by ludzie nie kojarzyli wyjazdu z salą konferencyjną.

Drugi powód wyjazdu to trudność organizacji zajęć w kraju. Komunikacji międzykulturowej łatwiej nauczymy w kraju odmiennym kulturowo A outdoor zakładający jazdę jeepami przez pustynię – tylko tam, gdzie jest pustynia.

Najczęstsze cele wyjazdów edukacyjnych to:

  • szkolenie integracyjne: kształtowanie umiejętności związanych z pracą i komunikacją w zespole, zarządzaniem zespołem i kierowaniem grupą projektową,
  • rozwój przywództwa,
  • szkolenia z zakresu współpracy międzykulturowej, radzenia sobie ze stresem, kreatywności i rozwiązywania problemów
  • kształtowanie postaw: otwartość na zmiany, nastawienie na rozwój, pozytywne myślenie itp.

Przykład

Znajdujemy się u podnóża Kilimandżaro. Góra bardzo wysoka – ponad 5800m n.p.m. – ale technicznie łatwa do zdobycia i osiągalna dla przeciętnie sprawnego i zdrowego turysty. Pod jednym wszakże warunkiem: że podróż zostanie rozłożona na kilka dni. Chodzi o to, by organizm spokojnie i powoli aklimatyzował się do wysokości i braku tlenu. Nie wolno więc jednego dnia podejść o więcej metrów, niż pozwoli prowadzący.

W poniedziałek dziesięcioosobowa grupa dowiaduje się: celem jest wejście na szczyt w niedzielę. Dokładnie wtedy wszyscy mają stanąć na czubku tego wielkiego wulkanu. Ale jednocześnie, jest szereg innych zadań. Po pierwsze, dokładnie we wtorek o siedemnastej w tzw. drugim schronie (drewniane domki noclegowe) na wysokości 3700m musi się stawić min. 2 członków grupy, by odebrać mapę dalszej trasy. Jednocześnie, w ten sam wtorek o czternastej min. jeden członek grupy mówiący po angielsku ma w wiosce na dole spotkanie z tragarzami. To ci, którzy wniosą na szczyt ciężkie bagaże. Jednak trzeba im z góry zapłacić. Gotówka dla nich będzie do odbioru tylko w poniedziałek o 12.00 w tzw. schronie pierwszym na wysokości 2700m.

W środę o szesnastej cztery osoby muszą się stawić w chronie drugim z kamerą, która teraz jest w wiosce… W czwartek nie jest możliwy nocleg w schronie, więc trzeba zdobyć namioty, które przynieść mogą tragarze, ale by je przynieść, muszą się o tym dowiedzieć już dziś…. Itp. Itd. Takich zadań grupa otrzymuje jeszcze kilkanaście.

Trudno o lepszą lekcję działania w zespole projektowym, planowania harmonogramu prac nad projektem i podziału zadań. Oczywiście można podobne ćwiczenie przeprowadzić w Polsce. Tym razem jednak klient oczekiwał, że poziom trudności ćwiczenia postawiony zostanie bardzo wysoko – dlatego grupa ma działać w obcym kulturowo środowisku, bez możliwości korzystania ze zwykłych zasobów (np. telefon komórkowy), w terenie trudnym fizycznie i psychicznie.

Wyprawy integracyjne

Trzecim celem wypraw jest budowanie lub integracja zespołu. Podróże organizowane są zwykle dla osób, które wiele razy uczestniczyły w szkoleniach outdoor w kraju. Widziały już wszystkie formy outdoor dostępne w Polsce. A pracodawca znów chce ich pozytywnie zaskoczyć, dostarczyć atrakcji czy adrenaliny. Wtedy ludzi wysyłamy w egzotyczne rejony lub przygotowujemy atrakcje niedostępne w kraju (np. zespołowy spływ przez dżunglę). O tym, jakie formy outdoorowe można zorganizować za granicą, by zaskoczyć uczestników – w jednym z kolejnych tekstów.

Czasem zdarza się, że wyprawa integracyjna odbywa się w egzotycznej scenerii, bo tylko tam można rozwiązać specyficzne i duże kłopoty, jakie ma zespół. Tak jak w poniższym przykładzie.

Przykład

Pewna firma postanowiła zmotywować swoich sprzedawców do współpracy w zespole i zintegrować ich. Szef personalny miał tylko pewien kłopot: zorganizował już dwa wyjazdy outdoor, które nic nie dały – bo ludzie po prostu nie chcą współpracować i kreują konflikty. A jednocześnie są wybitnymi handlowcami i zwolnienia nie wchodzą w grę.

Tym razem zamierzaliśmy więc podejść do wyjazdu inaczej. Ponieważ zespół był młody i wysportowany, postanowiliśmy postawić przed nimi trudne wyzwania w egzotycznej scenerii. Zadania były opracowane tak, by nie dało się ich osiągnąć bez współpracy. A konsekwencje porażki były bolesne – nocleg pod gołym niebem i głód.

Uczestnicy zostali wywiezieni w egzotyczną scenerię Ameryki Południowej, w rejony nieznane turystycznie. Dowiedzieli się, że od tej pory radzą sobie sami, nie mają zarezerwowanych hoteli ani przewodnika czy tłumacza. Codziennie dostaną tyle pieniędzy, ile z trudem starczy na przeżycie (nocleg, jedzenie, transport). Na dodatek, każdego dnia muszą się dostać do innego miasta. Kolejna sakiewka z pieniędzmi czeka ich bowiem dopiero w drugim mieście.

Tu, gdzie jesteśmy, nie działają telefony komórkowe, a o kartach kredytowych nikt nie słyszał. Nie da się też wymienić waluty. Również znajomość angielskiego dalece odbiega od europejskich standardów.

Tyle motywacji nieco negatywnej. Oczywiście musi być też pozytywna. Wiedzieli, że jeśli wszyscy uczestnicy (warunek obowiązkowy!) dotrą do ostatniego miasta, czeka ich tam pobyt w atrakcyjnym hotelu nad oceanem. Na atrakcje otrzymają dziesięciokrotność sumy, którą zaoszczędzą podczas wyprawy.

Oczywiście uczestnicy tak naprawdę nie byli pozostawieni sami sobie. Zapewniliśmy im dyskretną opiekę, która miała interweniować tylko w razie wypadków, chorób i ew. kłopotów z lokalną społecznością. Okazała się jednak niepotrzebna. Uczestnicy oczywiście przeszli serię konfliktów i niepowodzeń w pierwszych dwóch dniach. Ale z czasem znakomicie się zintegrowali i nawet dotarli na miejsce przed czasem.

Kształtowanie twardych charakterów

To bardzo nietypowy, ale wcale nierzadki cel wyjazdów. Zamysłem organizatora jest sprawienie, by uczestnicy stali się bardziej odporni na stresy, trudy codziennego życia, porażki i kłopoty. Wiadomo, że podróże najeżone trudnościami przyrodniczymi, klimatycznymi i terenowymi, kształtują pozytywne cechy charakteru. Przede wszystkim wewnętrzną siłę, motywację do walki z przeszkodami, odporność na stres i odpowiedzialność.

Wielokrotnie słyszałem od uczestników wracających z dżungli czy wysokich gór opinie: „nauczyłem się pokonywać własne słabości”, „udowodniłem sobie że w skrajnie trudnych warunkach też mogę racjonalnie myśleć” czy „po tym co tu przeszedłem żadne trudności w pracy nie wydają się duże”.

To efekt analogiczny do tego, który obserwują rodzice u dziecka wracającego z pierwszego obozu harcerskiego. Widzą wzrost jego samodzielności, dojrzałości emocjonalnej, odporności na trudy życia. Podczas wypraw integracyjnych zachodzą w człowieku podobne zmiany. Jednak tutaj są one dużo szybsze i głębsze, dostosowane do specyfiki ludzi dorosłych, na innym poziomie intelektualnym i emocjonalnym.

Oczywiście poziom trudności tego typu wypraw jest racjonalnie dawkowany: ma być dla uczestnika wyzwaniem, ale być w jego zasięgu możliwości. Każdego dnia uczestnicy stawiają czoła trudnościom terenowym – by po południu osiągnąć sukces i czerpać z niego wielką satysfakcję. A wieczorem przeanalizować swoje zachowania wspólnie z trenerem. Zobaczyć, że udało im się osiągnąć to, co rano wydawało się niemożliwe. Znaleźć czas na spokojną i wyciszoną analizę – czego dziś nauczyli się o sobie samych i jak to wykorzystają. I spojrzeć na codzienne problemy z dystansu, bez pośpiechu.

Takie wyprawy są kwintesencją sformułowania „podróże kształcą”.

Oczywiście celem wyjazdów incentive bywa też budowanie lojalności klientów: nagroda dla tych, którzy kupią najwięcej, albo budowanie relacji z potencjalnymi kluczowymi nabywcami. Ale to już domena działów marketingu i sprzedaży.

Jak widać, wyprawy incentive nie muszą być tylko ekskluzywnym gadżetem. Mogą być inwestycją wspierającą cele personalne. I – jak w przypadku szkoleń – można ich program dobierać do potrzeb firmy i uczestników.

W kolejnych artykułach o tym, ja krok po kroku przygotować incentive, jakie pomysły na program są możliwe, ile kosztuje wyjazd i czym są wyprawy ekstremalne…

 

Polecamy

Szkolenia Zarządzanie zmianą

Szkolenia Prowadzenie Prezentacji

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.