Organizujesz wyjazd integracyjny samodzielnie – bez pomocy wyspecjalizowanej firmy szkoleniowej? Jeśli chcesz się upewnić, że o niczym nie zapomniałeś, skorzystaj z naszej listy kontrolnej.

Oto lista zadań, o których powinien pamiętać kierownik spotkania integracyjnego.

  • Min miesiąc wcześniej wstępnie zawiadomić uczestników o planowanym wyjeździe i dacie wyjazdu, by każdy mógł sobie zarezerwować ten termin. Im wyższe stanowiska, na których pracują uczestnicy, tym z większym wyprzedzeniem trzeba rezerwować ich czas.
  • Wybrać ew. firmę prowadzącą zajęcia outdoor i ustalić z nią program zajęć. Firma powinna być wybrana, zanim wybierzemy hotel – trenerzy mogą bowiem stwierdzić, że z powodów logistycznych, wielkości pleneru lub bezpieczeństwa dany scenariusz outdoor mogą przeprowadzić tylko w wybranych miejscach
  • Zarezerwować hotel. Jeżeli znana jest konkretna data wyjazdu najlepiej jak najwcześniej dokonać wstępnych rezerwacji hoteli (optymalnie: 2 miesiące przed wyjazdem, a w miesiącach wiosennych i jesiennych, w terminach weekendowych lub dla dużych grup nawet wcześniej). Dobrze jest dokonać wstępnej rezerwacji w 2-3 preferowanych obiektach (uzgodnionych wcześniej z trenerami – by upewnić się, że teren wokół hotelu umożliwia zrealizowanie zajęć outdoor). To nie kosztuje a pozwala wstępnie zablokować sobie miejsce. Warto zapytać również w hotelach, do kiedy należy ostatecznie potwierdzić rezerwacje.
  • Wybrać finalnie jeden obiekt i potwierdzić pisemnie rezerwację (przesłać zamówienie, ew. podpisać umowę i wpłacić zaliczkę) a odwołać wstępne rezerwacje w innych obiektach.
  • Wynająć uzgodnioną z trenerami liczbę sal konferencyjnych w razie załamania pogody odbędą się w nich zajęcia
  • Ustalić z hotelem menu, godziny przerw kawowych, , w tym ew. „otwarty bar”, – czyli kto płaci za napoje zamawiane indywidualnie przez uczestników.
  • Zaplanować w hotelu nocleg dla trenerów i obsługi, np. fotograf. Często przyjadą oni dzień wcześniej by przygotować teren do zajęć outdoor
  • Rozważyć ewentualne atrakcje wieczorne: grill, dyskoteki, kuligi, występy artystów, nocne podchody itp. Konieczne będzie uzgodnienie ich z hotelem i trenerami prowadzącymi zajęcia.
  • Zaplanować dojazd, np. wynająć autokar lub zdecydować, ze każdy dojeżdża sam
  • Jeżeli zajęcia odbędą się w lesie lub na jeziorze – uzyskać zgodę nadleśnictwa lub właściciela danego akwenu
  • Przekazać uczestnikom informację o formie wyjazdu (gry i zadania terenowe) i przekazać listę ubrań, które należy zabrać.
  • Jeżeli wyjazd jest zaplanowano jako wydarzenie edukacyjne, a nie tylko integracyjne, również należy o tym poinformować uczestników. Nastawienie do podsumowań i dyskusji będzie wtedy pozytywne – jeśli grupa przyjedzie z nastawieniem „na zabawę”, trudno będzie ich skłonić do nauki.
  • Jeżeli zajęcia odbywają się w plenerze należącym do hotelu – przesłać do hotelu list informacyjny dot. logistyki zajęć outdoor. Przykładowa treść takiego listu – w kolejnym naszym wpisie. Pozwoli to pracownikom hotelu lepiej przygotować się i zaoszczędzi nam niespodzianek.
  • Przesłać do firmy szkoleniowej lub ubezpieczyciela listę osób do ubezpieczenia – jeśli takowe jest potrzebne z uwagi na ekstremalny charakter zajęć. Potrzebne dane to zwykle : imię i nazwisko i adres zameldowania
  • Rozważyć metodę podziału uczestników na podgrupy. Wielkość jednej grupy nie powinna przekraczać 20 osób, optymalnie 12-20 osób, w zależności od programu i wybranych gier outdoor). Idealny podział to takie przemieszanie ludzi, by w każdej podgrupie były osoby z różnych działów, szczebli zarządzania, regionów, w różnym wieku i obu płci. Jeśli uczestników jest mniej niż 60, podziału można szybko dokonać na miejscu. W większych grupach – by uniknąć chaosu – lepiej wcześniej przygotować podział, wydrukować listy osób będących w danej grupie, a trener odczyta je na początku szkolenia.
  • Przesłać do hotelu e-mailem listy osób z podziałem na pokoje (kto z kim w pokoju) i danymi meldunkowymi: adres zameldowania, numer dowodu. To nie jest niezbędne, ale pomocne – znacznie przyspieszy proces meldowania uczestników do pokoju. Recepcja będzie tylko wydawać klucze, bez spisywania danych osobowych, co w sytuacji gdy nagle przyjeżdża duża grupa, skraca znacząco kolejki w recepcji i nie opóźnia rozpoczęcia zajęć.

 

Lista kontrolna – organizacja szkolenia team building
Oceń stronę

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.