Szkolenie outdoor dla dużej grupy – ocena klienta

Relacja z przygotowań i organizacji szkolenia – recenzja naszego klienta


3 miesiące przed wyjazdem

(…) Zanim przystąpiłam do spotkań z firmami szkoleniowymi, dokonałam wyboru siedmiu kluczowych kryteriów według, których zamierzałam je oceniać:

  • doświadczenie firmy w organizacji wyjazdów integracyjnych tego typu, gotowość firmy do przejęcia odpowiedzialność za te aspekty wyjazdu na własne barki
  • program, który zaangażuje wszystkich pracowników – bez względu na ich wiek (a średnia wieku jest u nas wysoka) i zajmowane stanowisko. Ważne dla mnie było, aby gry, oprócz waloru integracyjnego, pokazały silne i słabe strony nas jako zespołu. Oczekiwałam, iż trenerzy omówią poszczególne ćwiczenia i udzielą nam wskazówek. I zrobią to w taki sposób, by uczestnicy nie poczuli się urażeni – ale by jednocześnie wiedzieli, nad czym i w jaki sposób powinni pracować.
  • liczba trenerów – chciałam żeby wszyscy mieli poczucie, że w każdym momencie jest w pobliżu ktoś (oprócz mnie), do kogo można się zwrócić z pytaniem lub poprosić o pomoc. Chciałam, abyśmy w czasie szkolenia byli podzieleni na zespoły maksymalnie dwudziestoosobowe, tak aby zapewnić dobrą zabawę i zaangażowanie wszystkich, a równocześnie uniknąć chaosu. Oznaczało to podział na 4 zespoły, a więc powinniśmy mieć co najmniej 4 trenerów plus kogoś kto będzie koordynował całość.
  • znajomość bazy noclegowej – oczekiwałam iż firma szkoleniowa będzie w stanie polecić nam odpowiedni ośrodek. Szkolenie planowałam na koniec września, który mógł być nadal piękny i słoneczny, ale mogła też już zacząć się jesienna słota. Chciałam więc mieć też zaplecze w postaci sal konferencyjnych w hotelu, na wypadek, gdyby pogoda pokrzyżowała nam plany przeprowadzenia wszystkich gier na świeżym powietrzu.
  • bezpieczeństwo – wybrana przeze mnie firma powinna zająć się ubezpieczeniem pracowników od następstw nieszczęśliwych wypadków
  • koszty – zrobi to wszystko za rozsądną cenę

Właśnie z takimi założeniami przystąpiłam do wyboru firmy szkoleniowej. Każdą z nich zaprosiłam na prezentację do naszego biura. Szkoleniowcy mogli zaprezentować swoją ofertę i poznać moje oczekiwania.

Okazało się, że selekcja nie była trudna. Firmy albo proponowały nam tylko 1 do 2 trenerów, albo zapominały o ubezpieczeniu pracowników, albo nie były w stanie polecić nam odpowiednich ośrodków i chciały zostawić całą organizację po naszej stronie. Były też takie, które wydawały się nie słuchać moich uwag odnośnie dużego zróżnicowania wieku naszych pracowników i w związku z tym konieczności odpowiedniego dostosowania ćwiczeń.

Zdarzało się również tak, że nie dość, że firma nie spełniała większości moich oczekiwań to w dodatku żądała bardzo wysokiego wynagrodzenia.

W końcu wybrałam firmę, która spełniała 7 powyższych kryteriów, a nawet je przewyższała proponując większą liczbę trenerów (…)

Miesiąc przed wyjazdem…

Dokonaliśmy z trenerami ostatecznego ustalenia programu, z podziałem na dni. Wiedzieliśmy, jakie gry w czasie szkolenia chcemy przeprowadzić. Mieliśmy rozpisane korzyści, które daje każda z nich (wnioski edukacyjne płynące z gier i metody ich omawiania). Postaraliśmy się tak rozplanować zajęcia, aby z jednej strony czas był maksymalnie wypełniony i urozmaicony, a z drugiej, żeby ludzie nie czuli się zbyt zmęczeni.

(…) Miesiąc przed szkoleniem zaczęliśmy również wspólnie z TP ustalać szczegóły dotyczące logistyki pobytu w Ośrodku. Wawrzkowizna, to rozległy – prawie 50 ha ośrodek o średnim standardzie. Baza noclegowa to hotel z apartamentami i restauracją, mały hotelik oraz domki murowane i domku typy Brda. Zdecydowaliśmy się skorzystać z kilku apartamentów w hotelu, całego hoteliku, wszystkich domków murowanych (willowych) i trzech domków typu Brda. (…)

Kiedy pojechaliśmy – razem z trenerami z TP – oglądać Wawrzkowiznę, okazało się, że część domków typu Brda jest lepiej wykończonych niż inne. I właśnie te „lepsze” zarezerwowaliśmy dla naszej firmy. Postanowiliśmy też, że w tych domkach będą spały maksymalnie po 3 osoby. Wybór tych domków miał również związek z faktem, że chcieliśmy w miarę możliwości być zakwaterowaniu blisko siebie, a nie być porozrzucani po tym wielkim terenie.

Wtedy też wstępnie ustaliliśmy w których miejscach ośrodka będą się odbywały nasze poszczególne ćwiczenia – dbając o to, żeby grupy się wzajemnie nie widziały. Plaża nad zalewem, mnóstwo polanek w lesie – te wszystkie miejsca były idealne do przeprowadzenia zaplanowanych gier.

Na wypadek złej pogody zamówiliśmy również dwa 120 osobowe namioty – ponieważ sale konferencyjne były tylko dwie, pozostałe grupy miałyby zajęcia w namiotach. Namioty te, miały nam również służyć jako miejsce do siedzenia w czasie ogniska, które zaplanowaliśmy na drugi wieczór.

W czasie wizyty w ośrodku obejrzeliśmy również dokładnie wszystkie pokoje i domki (pracownicy oczekiwali od nas szczegółowych informacji na ten temat), sale konferencyjne, restauracje i ustaliliśmy, gdzie będą odbywały się przerwy kawowe, gdzie będziemy jeść, a gdzie odbędzie się planowana na pierwszy wieczór dyskoteka (…)

Tydzień przed wyjazdem…

(…) Do każdego z pracowników został wysłany mail z bardzo ramowym programem (szczegóły miały pozostać niespodzianką nawet dla Zarządu) oraz ze wskazówkami co należy ze sobą zabrać do ubrania, a co zdecydowanie powinno się zostawić w domu (chcieliśmy uniknąć „eleganckich” kolacji lub nowych, drogich ubrań, które by było żal pobrudzić).

W czasie szkolenia…

(…) Zaczęliśmy późnym popołudniem, planując na pierwszy dzień tylko małą rozgrzewkę. Miała być ona wstępem do tego co się wydarzy w ciągu następnych dwóch dni oraz w łagodny sposób “przenieść” ludzi od spraw zawodowych do odpoczynku połączonego z dobrą zabawą.

Zaczęliśmy od zjazdu na wieloosobowych “nartach” na plaży. To było zadanie zdecydowanie na kreatywność, więc akurat dla nas. Nasze rozwiązania trudno by było nazwać banalnymi.

Potem chwilowe scalenie w dwie grupy i przeprowadzenie w parach nietypowych wywiadów, dzięki którym mieliśmy okazję poznać naszych kolegów od zupełnie innej strony.

(…)Kolejny dzień upłynął nam na wykonywaniu w grupach różnych ćwiczeń zespołowych. Gry „kable”, “jedno wolne pole”, “słomkowe wieże” i “bomba wodna” (autorskie scenariusze TP) zapewniły wiele śmiechu. Nauczyły nas także pracować w grupie, wspólnie wypracowywać najlepsze strategie rozwiązywania problemów czy też poświęcać cel jednostki dla dobra całego zespołu.

Zapomnieliśmy przy tym o jakiejkolwiek hierarchii, przez co staliśmy się w stosunku do siebie bardziej otwarci. Każdy miał prawo wypowiedzieć swoje zdanie. I robił to bez względu na to, jaką opinię na dany temat miał jego przełożony – co w codziennej pracy nie zawsze miało miejsce.

Ogromną korzyścią z tego szkolenia był również fakt, że w czasie tych wszystkich gier zauważyliśmy pracowników, którzy do tej pory uważani były za “szare myszki”, a którzy okazali się być osobami z inicjatywą, świetnie potrafiącymi organizować pracę swoją i innych. Łatwo było też zauważyć osoby, które mają problemy z pracą zespołową – są destrukcyjne lub za bardzo skoncentrowane na osiągnięciu swojego indywidualnego celu. Te wszystkie wiadomości przydadzą się w układaniu planu szkoleń w następnym roku.

Ostatniego dnia nie było ćwiczeń. W zamian za to spotkaliśmy się wszyscy w sali konferencyjnej. Obejrzeliśmy na ekranie część zdjęć z poprzedniego dnia i posłuchaliśmy nagranych przez nas utworów (jedna z wieczornych imprez polegała na wspólnym nagrywaniu płyty z liderem jednego z zespołów rockowych) oraz podsumowaliśmy cały wyjazd.

Patrząc na entuzjastyczne reakcje uczestników, mogliśmy z pewnością stwierdzić, że szkolenie spełniło założone cele.

Podsumowując nasz wyjazd trzeba podkreślić znakomite przygotowanie trenerów – zarówno merytoryczne, jak i organizacyjne. Nawet mnie jako organizatorowi trudno było zauważyć, kiedy wszystko zostawało przygotowywane, gdyż w chwili gdy docieraliśmy na miejsce kolejnego ćwiczenia wszystko było już zawsze gotowe. Także podejście do „trudniejszych” uczestników szkolenia i łagodzenie wszelkich nerwowych sytuacji było na najwyższym poziomie. Nie zdarzyła mi się sytuacja w której poprosiłabym kogoś z TP o pomoc i bym jej nie otrzymała.

Biorąc pod uwagę ogromną ilość problemów z ośrodkiem, bez zaangażowania trenerów w ich rozwiązywanie, tego szkolenia na pewno nie można by zaliczyć do udanych.

Myślę, że niewiele firm szkoleniowych wzięłoby na siebie odpowiedzialność za końcowe rozliczenie z ośrodkiem wraz z wynegocjowaniem dużego rabatu za wszelkie uchybienia.

Po szkoleniu…

Pierwsza rzecz, z którą spotkałam się już na zakończenie szkolenia, to mnóstwo pytań o to kiedy będzie następne. Ludzie naprawdę świetnie się bawili i chyba nawet nie zauważyli tych wszystkich niedogodności, które nas spotkały.

Po szkoleniu przyszło do mnie parę osób, które nie mogły z nami pojechać. Stwierdziły, ze żałują i że kolejnej okazji na pewno nie odpuszczą.

(…) Od naszego powrotu minęły już 3 miesiące, a ciągle słyszy się ludzi rozmawiających o tym jak było i zastanawiających się czy w przyszłym roku też się uda zorganizować taki wyjazd.

 

Powyższy tekst jest fragmentem książki “Budowanie zespołu” napisanej przez Rafała Szczepanika, szefa Training Projects.

Dowiedz się więcej o naszych szkoleniach – zostaw nam telefon do siebie lub napisz na adres kontakt@szkolenia-integracyjne.pl
Tu wpisz swój telefon

Gdzie mieści się Twoja firma?